Nova Regra para Procuração Eletrônica: Passo a Passo para Autorizações de Acesso

A Receita Federal colocou no ar a nova versão do sistema de Procurações Eletrônicas, que agora passa a se chamar “Autorizações de Acesso”. Mais do que uma mudança de nome, a principal novidade é a regra de validação:

Agora, a autorização só passa a valer depois que a pessoa indicada como representante entra no sistema e aceita a autorização.

Essa mudança impacta diretamente empresas, contadores, escritórios e qualquer pessoa que atua como procurador no e-CAC e no Portal de Serviços da Receita Federal.
Você pode conferir a publicação oficial da Receita Federal neste link:
Publicação oficial – Nova versão do sistema de procurações eletrônicas

O que mudou na prática?

O novo sistema “Autorizações de Acesso” foi remodelado para oferecer:

• Mais segurança e controle nas autorizações entre contribuintes e seus representantes;

• Interface mais simples e intuitiva, com visual mais moderno;

• Integração plena com o Portal de Serviços da Receita Federal;

• Recursos alinhados à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com registro de atividades dos usuários.

A atualização faz parte do processo de modernização dos serviços digitais da Receita Federal.

Como era antes

Antes da mudança de 2025, a Procuração Eletrônica era cadastrada diretamente no e-CAC: o contribuinte acessava o sistema, informava os dados do procurador, prazo e serviços autorizados e, ao concluir o cadastro, a procuração já passava a valer automaticamente, sem exigir que o procurador entrasse no sistema para aceitar. Bastava o representante acessar o e-CAC com seu próprio certificado ou conta para utilizar os serviços em nome do outorgante.

Esse modelo antigo foi substituído. Hoje o foco é outro: sem aceite do representante, a autorização não tem efeito.

Como deve ser feito agora: fluxo atualizado passo a passo

Acesso ao sistema “Autorizações de Acesso”

Para consultar, conceder ou validar autorizações, o caminho atual é:

1. Acessar o Portal de Serviços da Receita Federal (via conta gov.br);

2. Escolher o serviço “Minhas Autorizações de Acesso”;

3. Navegar entre as abas:

   • “Concedidas” – autorizações que você concedeu a outra pessoa;

   • “Recebidas” – autorizações que você recebeu de alguém.

Como funciona para quem CONCEDE a autorização

(outorgante – empresa ou pessoa física)

Passo a passo para o contribuinte que concede a autorização:

1. Entre no Portal de Serviços da Receita Federal com sua conta gov.br (em geral, nível prata ou ouro). Caso acessar pelo Certificado Digital, será exigido que instale o Serpro na máquina.

2. No Portal, acesse o serviço “Minhas Autorizações de Acesso”. Basta pesquisar:
   
   

3. Na aba “Concedidas”, selecione a opção para conceder uma nova autorização.
   
   

4. Informe:

   • CPF ou CNPJ do representante (procurador);

   • Prazo de validade da autorização;

   • Serviços que poderão ser acessados (apenas alguns ou todos, inclusive futuros). Para eventos de SST do eSocial, os principais são "eSocial - Download" e "eSocial - Grupo SST":

     

     

5. Revise os dados e conclua o cadastro.

ATENÇÃO: após concluir, a autorização ainda não está ativa. Ela ficará pendente de validação pelo representante.

Como funciona para quem RECEBE a autorização

(procurador, contador, escritório)

Aqui entra a nova regra de validação.

Passo a passo para o representante:

1. Acesse o Portal de Serviços da Receita Federal com a sua conta gov.br.

2. Entre em “Minhas Autorizações de Acesso”. Basta pesquisar:
   

3. Vá até a aba “Recebidas”.
   
   

4. Localize a autorização enviada pelo seu cliente.

5. Você terá as seguintes opções:

   • Validar – se aceita atuar como representante daquele contribuinte;

   • Rejeitar – se não reconhecer ou não desejar assumir a autorização;

   • Cancelar – nas hipóteses em que o cancelamento for cabível.

Somente após clicar em “Validar” a autorização passa a produzir efeito no e-CAC e no Portal de Serviços (eSocial, etc).

Sem essa validação, o procurador não consegue acessar os serviços em nome do contribuinte (não consegue enviar eventos ao eSocial), mesmo que a autorização tenha sido cadastrada corretamente pelo outorgante.

O que é possível fazer dentro do sistema

Na tela de consulta das autorizações (“Minhas Autorizações de Acesso”), o usuário pode:

• Conceder uma nova autorização;

• Visualizar todos os detalhes de uma autorização concedida ou recebida;

• Cancelar uma autorização a qualquer tempo;

• Validar uma autorização recebida (etapa obrigatória para que ela tenha efeito);

• Rejeitar uma autorização recebida, quando não desejar atuar como representante.

Principais impactos para empresas, contadores e procuradores

Não basta mais “cadastrar e esquecer”

Antes, era comum o cliente cadastrar a procuração e avisar: “já está liberado”.
Agora, isso não é suficiente:

• O cliente (outorgante) precisa conceder a autorização;

• O escritório ou representante (procurador) precisa entrar no sistema e validar a autorização.

Sem esse segundo passo, o acesso simplesmente não funciona.

Ajuste de processos internos

Para evitar problemas de acesso ao e-CAC e a outros serviços, é importante:

• Atualizar checklists de onboarding de novos clientes, incluindo:

  • “Cliente concedeu a autorização no Portal de Serviços?”

  • “Escritório validou a autorização na aba ‘Recebidas’?”

• Criar rotinas de conferência, como:

  • Verificação periódica (diária ou semanal) de autorizações pendentes na aba “Recebidas”;

• Documentar o fluxo internamente, definindo:

  • Quem, dentro do escritório, é responsável por validar as autorizações de cada carteira de clientes.

Segurança e LGPD

Com o novo sistema, a Receita Federal reforça:

• Consentimento explícito do representante (ele precisa aceitar ser procurador);

• Transparência sobre quem pode acessar o quê e até quando;

• Rastreabilidade de ações, com registro de atividades dos usuários;

• Adequação às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Para escritórios contábeis, consultorias e empresas que lidam com muitos CNPJs, isso melhora o controle de acesso, mas exige uma governança mais rígida sobre autorizações ativas.

Resumo rápido para explicar ao cliente

Se você, assessoria de SST ou clínica do trabalho, quiser explicar em poucas linhas para o seu cliente (outorgante), pode usar algo como:

“Agora não basta mais só cadastrar a procuração. Você, como contribuinte, concede a autorização pelo Portal de Serviços e eu, como seu representante, preciso entrar no sistema e aceitar essa autorização na aba ‘Recebidas’. Só depois desse aceite é que eu consigo transmitir os eventos ao eSocial e  realizar os demais serviços em seu nome.”

Em síntese:

• Antes, o cadastro no e-CAC já tornava a procuração válida, sem necessidade de aceite do procurador.

• Agora, com o sistema “Autorizações de Acesso”, a autorização só passa a valer depois da validação pelo representante na aba “Recebidas” do serviço “Minhas Autorizações de Acesso”.

Ao ajustar seus processos internos para esse novo fluxo (conceder + validar), você:

• Reduz a chance de erro;

• Evita correria na entrega de obrigações;

• E se adapta às novas exigências de segurança e governança digital da Receita Federal.

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