Como organizar clientes, documentos e prazos em uma assessoria de SST

Como organizar clientes, documentos e prazos em uma assessoria de SST

Para organizar uma assessoria de SST, toda demanda precisa responder a quatro perguntas: o que precisa ser feito, para qual cliente, quem é o responsável e qual é o prazo. Quando essas respostas estão espalhadas entre memória, planilhas e WhatsApp, prazos se perdem e o retrabalho cresce junto com a carteira.

Conforme a assessoria cresce, a maior dificuldade deixa de ser conquistar novos clientes e passa a ser controlar tudo o que precisa ser feito para cada empresa. São documentos, exames, vencimentos, pendências, visitas e diversas outras informações acontecendo ao mesmo tempo.

Por isso, organizar a operação é fundamental para conseguir crescer sem perder qualidade.

O que uma assessoria de SST precisa controlar?

Antes de escolher uma ferramenta, é importante entender quais informações precisam ser acompanhadas.

Uma estrutura mínima inclui as empresas atendidas e seus responsáveis, os documentos e seus vencimentos, os exames, os treinamentos, as pendências, os próximos atendimentos e os responsáveis internos por cada tarefa.

O objetivo é conseguir responder rapidamente:

O que precisa ser feito? Para qual cliente? Quem é responsável? Qual é o prazo?

Se essas respostas dependem de procurar informações em vários lugares, existe espaço para melhorar o processo.

Comece organizando os clientes

O primeiro passo é ter uma visão clara da carteira.

Para cada empresa, mantenha informações como:

• • razão social;
• • responsável pelo contato;
• • canais de comunicação;
• • quantidade de trabalhadores;
• • serviços contratados;
• • principais demandas;
• • situação atual;
• • próximos compromissos.

Isso permite que a equipe entenda rapidamente o contexto de cada cliente.

Se a carteira ainda está em planilhas, o Sistema ESO permite importar empresas, cargos e funcionários por planilha. Para empresas com estrutura parecida, também é possível duplicar uma empresa completa, com estrutura organizacional, cargos, ambientes, riscos e exames vinculados, e partir direto para os ajustes do novo cliente.

Crie um controle de documentos e vencimentos

Documentos e rotinas de SST possuem diferentes prazos, atualizações e necessidades de acompanhamento. Os principais são:

Por isso, não basta armazenar o arquivo. É importante saber:

• • qual documento é;
• • de qual empresa;
• • quando foi elaborado;
• • se existe alguma atualização necessária;
• • qual é o próximo prazo;
• • quem deve acompanhar a demanda.

Uma simples lista de arquivos não necessariamente representa um bom controle. O que importa é conseguir identificar o que está vencendo e o que precisa ser feito antes disso.

O volume cresce rápido. Um exemplo ilustrativo: uma assessoria com 40 empresas, com média de 50 trabalhadores cada, acompanha 2.000 trabalhadores com exames periódicos, além de PGRs, treinamentos e eventos do eSocial. Nenhuma planilha avisa sozinha o que vence na próxima semana.

No Sistema ESO, os vencimentos de exames periódicos, laudos, programas, treinamentos e ações do plano ou do cronograma de ações geram aviso por e-mail 30 dias antes. Assim, a equipe tem tempo de agir antes do prazo, e não depois.

Controle também as pendências

Imagine que um documento não possa ser concluído porque o cliente ainda não enviou determinada informação. Se essa pendência ficar apenas em uma conversa de WhatsApp, existe o risco de ela ser esquecida.

Por isso, registre:

Cliente → pendência → responsável → prazo → status.

Assim, a equipe consegue saber o que está aguardando o cliente e o que depende da própria assessoria.

Defina responsáveis

Outro problema comum aparece quando todo mundo é responsável por tudo. Uma tarefa chega e ninguém sabe exatamente quem deve executá-la. Para evitar isso, defina responsáveis para as principais atividades.

Por exemplo:

• • atendimento ao cliente;
• • controle de documentos;
• • acompanhamento de exames;
• • elaboração;
• • conferência;
• • envio;
• • retorno ao cliente.

Isso não significa que uma pessoa não possa exercer várias funções. Significa apenas que cada demanda precisa ter um responsável definido.

Não dependa apenas do WhatsApp

O WhatsApp pode ser excelente para comunicação com o cliente, mas não deve ser o único lugar onde a operação é controlada.

Imagine que um cliente envie uma mensagem:

“Precisamos atualizar o documento porque houve mudança na equipe.”

Se essa informação ficar apenas na conversa, alguém ainda precisará lembrar de transformá-la em uma tarefa.

O ideal é que a informação recebida seja registrada no processo da empresa. Assim, uma mensagem deixa de ser apenas uma conversa e passa a gerar uma demanda acompanhável.

Uma forma de reduzir esse tipo de mensagem é deixar o próprio cliente atualizar o que muda do lado dele. No Sistema ESO, pelo login externo, a empresa-cliente faz a gestão do vínculo dos funcionários e o cadastro e a manutenção de cargos. Ela também acompanha seus documentos de segurança do trabalho e de saúde ocupacional e suas obrigações no eSocial, sem precisar pedir cada informação à assessoria.

Crie uma rotina semanal

Uma rotina semanal simples pode ajudar bastante no controle. Reserve um momento para verificar:

1. O que está vencendo? Identifique documentos, exames, treinamentos ou outras atividades com prazo próximo.
2. O que está atrasado? Separe as pendências que já ultrapassaram o prazo previsto.
3. O que depende do cliente? Liste as informações ou documentos que ainda precisam ser enviados.
4. O que precisa ser priorizado? Nem todas as tarefas possuem a mesma urgência.

Organizar as demandas por prioridade ajuda a equipe a direcionar o tempo para aquilo que realmente precisa de atenção.

Cuidado com informações duplicadas

Um dos maiores problemas de uma operação que cresce sem organização é ter a mesma informação registrada em vários lugares.

Por exemplo, em uma planilha, em um sistema, em um documento, em um e-mail e em uma conversa no WhatsApp.

Se uma informação mudar e apenas um desses lugares for atualizado, a equipe pode acabar trabalhando com dados diferentes.

Quanto mais informações duplicadas existirem, maior o risco de inconsistência. Reunir cadastros, documentos e envios em um único sistema diminui a quantidade de lugares onde a mesma informação precisa ser atualizada.

Quando a planilha começa a ficar limitada?

Uma planilha pode funcionar muito bem no início de uma assessoria. O problema aparece quando a quantidade de informações aumenta e o controle começa a exigir cada vez mais abas, fórmulas e atualizações manuais.

Alguns sinais de alerta são:

• • prazos esquecidos;
• • informações duplicadas;
• • dificuldade para localizar documentos;
• • excesso de controles paralelos;
• • retrabalho;
• • dependência de uma única pessoa;
• • dificuldade para saber o status de cada cliente.

Nesse momento, vale centralizar a operação em um sistema feito para SST. No Sistema ESO, a assessoria elabora PGR, PCMSO, LTCAT e laudos de insalubridade e periculosidade, registra treinamentos com certificado e lista de presença e emite ordens de serviço e fichas de entrega de EPI. Também acompanha planos de ação no modelo 5W2H e envia os eventos S-2210, S-2220, S-2221 e S-2240 ao eSocial, com relatório de acompanhamento dos envios.

Para ver como a carteira da sua assessoria ficaria organizada no Sistema ESO, solicite uma apresentação clicando na imagem ao final deste artigo.

Checklist para organizar sua assessoria de SST

Antes de considerar sua operação organizada, verifique:

• • Todos os clientes estão cadastrados?
• • Existe um responsável por cada cliente?
• • Os documentos estão organizados?
• • Os prazos de SST de cada cliente estão mapeados?
• • Os vencimentos são acompanhados com antecedência?
• • As pendências estão registradas?
• • Cada tarefa possui um responsável?
• • Existe uma rotina de acompanhamento?
• • A equipe consegue saber o que precisa ser feito?
• • As informações estão centralizadas?
• • Existe dependência excessiva de uma única pessoa?

Perguntas frequentes

Quais prazos de SST uma assessoria precisa controlar?

Os principais são o vencimento dos exames periódicos, conforme o PCMSO de cada empresa, a revisão do PGR a cada dois anos ou antes, nas situações previstas na NR-1, o relatório analítico anual do PCMSO, as reciclagens de treinamentos previstas nas NRs e os prazos de envio dos eventos de SST ao eSocial.

Como reduzir pendências que dependem do cliente?

Registre cada pendência com responsável, prazo e status, e revise a lista toda semana. Outra forma é permitir que o próprio cliente mantenha parte das informações atualizadas, como cargos e vínculo de funcionários, em um acesso próprio, em vez de enviá-las por mensagem.

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