O que é o eSocial?

Você já conhece o eSocial e a importância que esse sistema vai ter para sua empresa? Fizemos um artigo especial explicando tudo que você precisa saber.

O que é o eSocial

A partir do decreto nº 8373/2015 o governo instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas ao qual a sigla eSocial corresponde.

Por meio de um sistema digital, os empregadores vão precisar comunicar ao governo todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas da empresa.

Isso significa que a folha de pagamento, comunicação de acidentes de trabalho, FGTS e outros tipos de burocracias agora vão precisar ser enviadas de forma digital.

Já sei o que você está pensando não é? “Ah não, mais burocracia!”, mas ao contrário. Ao unificar diversas informações em um só documento, a redundância nas informações vai diminuir. Vários órgãos fiscalizadores vão usar apenas uma plataforma.

Além disso, o governo espera que tenha um aumento na garantia dos direitos dos trabalhadores e das empresas que estão cumprindo suas obrigações.

Com esse novo sistema de registro, o Governo Federal pretende facilitar a administração de empresas ao mesmo tempo que garante os direitos dos trabalhadores, padroniza informações e torna o processo mais moderno.

Em 2016 todas as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões começaram a usar o sistema e no dia 1º de julho de 2018 a obrigatoriedade será estendida a todas as empresas do país.

No total são 15 informações obrigatórias que compõem o eSocial:

• GFIP  -  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE -  Livro de Registro de Empregados
• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD -  Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social 

Quais as vantagens do eSocial para as empresas?

Todos os processos exigidos pelo eSocial já existem, esse novo sistema não cria qualquer tipo de obrigatoriedade nova. A carga de trabalho para gerenciar a parte fiscal de uma empresa não vai aumentar.

Além disso, a plataforma vai gerar de forma automática o cálculo do FGTS e outros tributos, diminuindo a quantidade de erro nos cálculos e a quantidade de retrabalho necessário.

Como todos os documentos vão ficar em apenas uma plataforma oficial, vai existir uma quantidade maior de segurança jurídica e acesso às informações. Já que cada documento vai precisar ser enviado digitalmente e aprovado, todos eles judicialmente vão ser “oficializados” pelo governo.

De forma geral podemos destacar as seguintes vantagens para empresas:

• Simplificação no cálculo dos tributos a serem pagos
• Diminuição na complexidade e tempo gasto com burocracias
• Maior segurança jurídica e fiscal para quem cumprir as responsabilidades
• Integração de vários processos e informações em um só lugar, facilitando o acesso e compartilhamento.
• Registro imediato de novas informações e mudanças na empresa.

Se falar sobre tributos e responsabilidades fiscais sempre traz um sabor um pouco amargo para o empreendedor, o eSocial se apresenta como uma boa notícia.

Quais as vantagens para o empregado?

Com uma quantidade maior de informações, cálculos feitos de forma automática pelo governo e a diminuição da inadimplência, os empregados vão ter uma garantia maior que seus direitos estão sendo cumpridos.

Dando uma olhada rápida na lista é possível ver quantos documentos que o eSocial vai modernizar são referentes aos empregados e seus direitos. Só para listar três bem importantes:

• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD -  Comunicação de Dispensa
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho

Se antes as empresas eram inadimplentes ao deixar de fazer esse tipo de documento ou se preenchiam informações fora da realidade, com o sistema do governo a tendência é que erros como esse diminuam.

Uma boa notícia para a Justiça e o Brasil

A tendência mundial pela digitalização é um fato. Livros de papel são objetos frágeis que muitas vezes carregam informações importantes.

A fragilidade do papel e a importância das informações são conflituosas: enquanto o papel dura pouco, a informação é feita para que dure muito tempo.

O eSocial também vai agir como um sistema que arquiva as informações por até 30 anos, em um ambiente público, seguro e sem cobrar nada das empresas.

Por uma perspectiva, o sistema é muito inovador e facilita a administração das empresas. O aumento da qualidade dos serviços públicos sempre vai ajudar a iniciativa privada. Chega de investir em material de papelaria, um computador já basta e tem uma eficiência bem maior.

Outra perspectiva que muitas pessoas deixam passar batido é a facilidade que o eSocial vai trazer para casos judiciais ao aumentar a transparência.

Se o governo junta todas as informações em uma só plataforma e só aceita os documentos que valida como autênticos e dentro das normas, isso significa que a qualidade das informações para a Justiça também vai aumentar.

Um empregado que teve seus direitos lesados por anos, agora consegue ter acesso a todos os documentos pela plataforma caso a Justiça autorize. Da mesma forma, uma empresa que cumpriu todas as obrigações de acordo com a lei agora tem um documento oficial que o comprova.

As mudanças do eSocial para os profissionais de SESMT

Os profissionais de SESMT (Serviço Especializado em Engeharia de Segurança e em Medicina do Trabalho) são muito importantes para o lado regularizador de uma empresa.

Junto com os profissionais de RH e Contabilidade, quem trabalha nessa área tem como um dos principais objetivos que a empresa fique dentro das legislações governamentais.

No sistema existem 11 eventos que são diretamente ligados com a área de SST:

• S-2260 – Comunicação de Acidente de Trabalho
• S-2280 – Atestado de Saúde Ocupacional
• S-2320 – Afastamento Temporário
• S-2325 – Alteração do Motivo do Afastamento
• S-2330 – Retorno do Afastamento
• S-2340 – Estabilidade – Início
• S-2345 – Estabilidade – Término
• S-2360 – Condição Diferenciada de Trabalho – Início
• S-2365 – Condição Diferenciada de Trabalho – Término
• S-2100 – Evento Cadastramento Inicial do Vínculo
• S-2200 – Evento Admissão

Esses eventos envolvem alguns documentos da área que já são bem conhecido dos profissionais:

• GILRAT (Grau de Incidência de Incapacidade Laborativa decorrente de Riscos Ambientais do Trabalho)
• FAP (Fator Acidentário de Prevenção)
• ASO (Atestado de Saúde Ocupacional)
• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho)
• PPP (Perfil Profissiografico Previdenciário)
• PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)

Como você pode ver, os documentos necessários para a empresa estar em dia não mudaram. Isso é porque o eSocial apenas muda a forma que essas informações vão ser arquivadas e enviadas para os órgãos reguladores mas não muda a legislação vigente na área de saúde e segurança nas empresas.

Como a partir de agora toda nova documentação de uma empresa precisará estar presente no eSocial, uma mudança nos padrões de trabalho dos profissionais vai ser exigido.

Se você trabalha diretamente na área de saúde e segurança do trabalho, é uma boa idéia já ir se acostumando com o fato de que tudo precisará ser digitalizado e enviado para a plataforma.

Caso você gerencie os profissionais dessa área, deixe eles cientes de que a partir de 1º de Julho o sistema será obrigatório para todas as empresas e que uma mudança na forma de trabalho será necessária.

Apesar de não exigir nenhum tipo de dado anterior ou histórico, a plataforma tem alguns prazos referentes à entrega de documentos:

Os CATs precisam ser enviados no primeiro dia útil depois do acidente;

Cada ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) deve ser emitido até o dia 7 do mês após a emissão (seja demissional, admissão, ou qualquer outro tipo)

As Condições Ambientais de Trabalho também precisam ser comunicadas até o dia 7 do mês após a ocorrência.

Antes do sistema ser implementado de forma geral é bom dar uma olhada se a sua empresa vai conseguir responder a essas novas exigências de prazo e caso o processo.

Lembrando que todos os documentos preenchidos no eSocial serão fiscalizados pelo governo e a ação de propositadamente colocar informações falsas é considerado crime de falsidade ideológica.

Caso você acha que algumas mudanças terão que ser feitas, comece agora mesmo a conversar com os profissionais de RH, SESMT e outras áreas que trabalham em conjunto nesses esforços.

No primeiro momento é comum que o novo sistema acabe gerando alguns tipos de nova dificuldades também, mas com o passar do tempo a tendência é que a rotina de quem trabalha na área se torne muito mais fácil.

Cronograma de Implantação do eSocial

• 1º Fase (até Janeiro de 2018): Deverão ser enviadas informaçãos de sua empresa, como por exemplo o cadastro do empregador.
• 2º Fase (até Março de 2018): Deverão ser enviadas informações dos colaboradores e também de seus respectivos vínculos com a empresa, como por exemplo admissões, demissões e afastamentos.
• 3º Fase (até Maio de 2018): Deve-se enviar as folhas de pagamentos de todos os colaboradores
• 4º Fase (até Julho de 2018): A GFIP (Guia de Informações a Previdência Social) e também a compensação cruzada serão substituidas.
• 5º Fase (até Janeiro de 2019): Nesta fase será obrigatório o envio dos dados referentes a saúde e segurança do trabalhador

Mas fique atento pois o cronograma pode mudar a qualquer momento (com a possibildiade das datas serem adiados).

Como se adequar

Para se adequar sua empresa SESMT a nova legislação, você irá precisar de um Sistema de Saúde e Segurança do Trabalho Com eSocial para gerenciar todos os eventos necessários. Um software vai automatizar todo o processo e te ajudar a evitar multas e complicações

Conclusão sobre o eSocial

Como esse artigo deve ter elucidado um pouco, o eSocial é uma nova plataforma que busca a modernização e a diminuição da burocracia no Brasil através de um sistema integrado de informações digitalizadas.

Para os profissionais de RH, Contabilidade de SESMT, o sistema vai implicar algumas mudanças no método de trabalho que no decorrer dos anos deve se tornar mais fácil e também mais eficiente.

Essa mudança vem também assegurar que as empresas que atendem todas as responsabilidades exigidas tenham seus direitos garantidos. Dentro dessa mudança os empregados também serão contemplados com seus direitos garantidos.

Esse passo do governo para modernizar a gestão pública deve ser encarada com olhos promissores e otimistas, já que promete ser uma verdadeira revolução tecnológica no país.

Lembrando que o eSocial não faz nenhuma modificação na legislação já vigentes. Tudo que ele vai demandar no primeiro momento é a digitalização dos documentos de acordo com o sistema.

Agora com as informações digitalizadas, arquivadas e com o compartilhamento facilitado, a relação entre empresas e a gestão pública vai ser muito mais transparente e eficiente.

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