eSocial SST 2023: como se preparar

Publicado em 29/06/22 - Atualizado

O eSocial para SST está em vigor, mas é em 2023 que as multas começam a vigorar para as empresas que estiverem inadimplentes com os eventos. Confira neste artigo como se preparar para atender ao eSocial a partir de 2023.

As empresas obrigadas aos eventos de SST

A partir de 2023, todas as empresas estarão obrigadas aos eventos de SST do eSocial, salvo algumas exceções para MEI e pequenas empresas. O Governo Federal, ao realizar as reformas trabalhistas e previdenciárias, tomou o cuidado de considerar tratamento diferenciado para as pequenas empresas, com a finalidade de atender as condições estruturais e econômicas do país.

A implantação dos eventos de SST vem sendo seguida pelo cronograma de implantação do eSocial S-1.0, que divide as empresas em 4 (quatro) grupos, baseados no faturamento. Empresas do 1º grupo são as grandes empresas, com faturamento superior a R$78 milhões, enquanto as do 2º grupo são aquelas com faturamento inferior a esta quantia. O 3º grupo são empresas menores (como as ME e EPP), inclusive as optantes pelo Simples Nacional. O 4º grupo é composto pelos órgãos públicos e instituições sem fins lucrativos. Durante o ano de 2022, todos os 3 (três) primeiros grupos já se encontram em vigor, restando apenas o 4º grupo, que começa a vigorar a partir de 2023. 

Apesar do eSocial para SST já estar em vigor, foram suspensas as multas e punições referentes à inadimplências durante o ano, para que as empresas possam se adaptar à nova legislação. A partir de janeiro (2023), multas serão aplicadas para as empresas que não cumprirem com as obrigações. 

O eSocial é onde se concentram as responsabilidades da legislação previdenciária, no que se refere a aposentadoria especial e benefícios garantidos pelo INSS ao trabalhador. Da mesma maneira que a contabilidade já vem cumprindo com os deveres das empresas com o eSocial, estas empresas terão também que informarem os dados de saúde e segurança do trabalho através do eventos de SST, especificamente os eventos S-2210, S-2220 e S-2240. Era apenas uma questão de tempo, à medida que o cronograma de implantação do eSocial vinha sendo implantado, para que chegasse a 4ª fase (eventos de SST) para as empresas de todo o país.

Após inúmeros conteúdos sobre o assunto, viemos através deste artigo trazer as devidas recomendações para esta reta final de adaptação, para que as empresas, clínicas e assessorias de SST possam iniciar 2023 com o eSocial na ponta dos dedos. 

Para saber sobre as multas dos eventos de SST do eSocial, confira o artigo: Multas referentes ao eSocial SST em 2023.

Sobre os eventos de SST do eSocial

Os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) constituem a nova forma de cumprimento das obrigações tributárias acessórias referentes ao dever de emissão da CAT e da elaboração e atualização do PPP e, por essa razão, substituirão os atuais formulários utilizados para o cumprimento dessas obrigações. Tais eventos estão diretamente relacionados à SST, porém existem dados em outros eventos que são utilizados para compor as informações exigidas pelos formulários substituídos. 

Os eventos de SST são basicamente três: S-2210, S-2220 e S-2240. 

O evento S–2210 é referente à CAT e deve ser utilizado para comunicar acidente de trabalho pelo declarante, ainda que não haja afastamento do trabalhador de suas atividades laborais.

O evento S-2220 é referente ao ASO e detalha as informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador (avaliações clínicas), durante todo o vínculo laboral com o declarante, por trabalhador, bem como os exames complementares aos quais foi submetido, com respectivas datas e conclusões.

O evento S-2240 é utilizado para registrar as condições ambientais de trabalho pelo declarante, indicando as condições de prestação de serviços pelo trabalhador, bem como para informar a exposição a agentes nocivos e o exercício das atividades descritos na “Tabela 24 – Agentes Nocivos e Atividades – Aposentadoria Especial” do eSocial.

Os eventos de SST, no âmbito da legislação previdenciária, tem relação direta com um importante documento: o Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP. Em 2023 o PPP será eletrônico, composto pelas informações dos eventos de SST, o que obriga as empresas a estarem atualizadas e adaptadas ao eSocial.

Confira este post para saber sobre o PPP e a relação com o eSocial.

Como enviar os eventos ao eSocial

Os eventos podem ser enviados ao eSocial pelo portal ou através de softwares integrados. O mercado se adapta à demanda, e não foi diferente com a obrigatoriedade ao eSocial. Desde sua implantação, empresas de softwares surgiram com plataformas que possibilitam o envio e transmissão dos eventos, de forma integrada aos departamentos de contabilidade da empresa. 

Com a obrigatoriedade aos eventos de SST, as empresas têm optado por implementar softwares que sejam integrados com o gerenciamento de riscos ocupacionais. Dessa forma, não é necessário elaborar separadamente os documentos e os eventos, pois com o devido software integrado, tudo é gerado de forma conjunta. Elaborar um documento por vez não é algo lá muito efetivo, sem contar que quando é necessário atualizar qualquer informação, é preciso verificar manualmente cada documento, gerar novamente um a um, separar as informações de cada evento de SST, e por aí vai.

No Sistema ESO, todo o gerenciamento de riscos e exames é integrado aos eventos de SST do eSocial. Ao cadastrar qualquer agente nocivo, ele fica registrado em uma única fonte, de onde são gerados os documentos e eventos, que inclusive já podem ser transmitidos diretamente ao eSocial pela plataforma.

Gerenciar os riscos ocupacionais, juntamente com os exames de cada funcionário, enquanto mantém-se em dia com o eSocial. Esta é a opção que as empresas vêm buscando. E para isso é necessário utilizar o software adequado. Enviar os eventos através do portal do eSocial pode funcionar no início, mas logo se torna necessário um vínculo maior com a legislação trabalhista, para atender a Normas Regulamentadoras ao mesmo tempo que atende ao eSocial.

Oferecendo a gestão do eSocial para empresas

Grande parte das clínicas do trabalho e assessorias de SST oferecem hoje a gestão dos eventos de SST do eSocial. As empresas vêm se tornando cada vez mais conscientes sobre esta necessidade e buscam quem possa oferecer a gestão completa. Mesmo as empresas que já possuem SESMT e contabilidade ativas na função, cedo ou tarde acabam adquirindo um software que integre a gestão de riscos com os eventos e exames.

Para oferecer a gestão do eSocial para as empresas, as clínicas de medicina ocupacional e empresas de engenharia em segurança do trabalho precisam de dois documentos importantes: 

1. Certificado Digital A1

2. Procuração Eletrônica da empresa cliente

O Certificado A1 toda a empresa precisa ter, em certo ponto, já que garante a identificação da empresa no âmbito digital. A procuração eletrônica/digital é necessária pois a responsabilidade de enviar os eventos ao eSocial é da empresa, e esta precisa passar uma representação jurídica reconhecendo que outra empresa será responsável por enviar os eventos de SST em nome dela. 

Para elaborar uma procuração digital é simples e rápido, basta acessar o portal do e-CAC. 

Confira aqui como fazer a procuração digital pelo e-CAC.

Com ambas as documentações elaboradas, a clínica ou assessoria pode então acessar o software que utiliza e iniciar a gestão dos eventos de SST. Cada software funciona à sua maneira e alguns podem ser mais retrógrados ou menos integrados do que outros. No Sistema ESO todo o funcionamento da plataforma foi pensado desde o início em atender justamente o eSocial, quando chegasse (e enfim chegou) a fase de SST. Então toda a gestão de riscos e exames é integrada com os eventos S-2220 e S-2240, além de gerar o S-2210 quando necessário. 

A ideia em oferecer uma gestão de riscos integrada ao eSocial é que ao elaborar documentos como o PGR, ASO ou LTCAT, o sistema registre e separe as informações que são obrigatórias para os eventos (S-2220 e S-2240) automaticamente, transmitindo os eventos diretamente ao eSocial. O gerenciamento de riscos ocupacionais e o PGR da NR-1, por exemplo, englobam todos os riscos, enquanto para o eSocial apenas os riscos da Tabela 24 são informados. Ou seja, nem todos os riscos que constam no PGR constam no evento S-2240, mas todos os riscos que constam no S-2240, constam no PGR e GRO. 

A gestão dos eventos de SST do eSocial é algo novo no mercado de saúde e segurança do trabalho, que hoje existe graças às reformas trabalhistas e previdenciárias que vêm ocorrendo. É necessário que as clínicas e assessorias desenvolvam as devidas argumentações e planos de trabalho para que possam captar as empresas clientes.

Como vender a gestão de SST com o eSocial

O início da obrigatoriedade ao eSocial para os eventos de saúde e segurança do trabalho traz uma nova oportunidade para as empresas de assessoria em SST e clínicas do trabalho. As empresas que estão obrigadas aos envios, apesar do período de adaptação, não estão preparadas para integrar a gestão de riscos e exames com o eSocial, o que abre oportunidade para as consultorias oferecerem o seu trabalho de gestão dos eventos de SST.

Por mais que estas empresas já estejam habituadas com os eventos da versão antiga (eSocial 2.5) através da contabilidade, no âmbito da saúde e segurança do trabalho é totalmente diferente.

Confira a situação hipotética a seguir.

Um novo funcionário é admitido na empresa. Pelo devido processo de contratação, este funcionário realizou um ASO admissional e agora é regido pela CLT. A empresa precisa informar ao eSocial, através do evento S-2220, que este funcionário realizou o ASO admissional. Além disso, precisa informar também a quais agentes nocivos este funcionário está exposto em sua nova atividade, através do evento S-2240. O prazo para informar é até o dia 15 do mês seguinte à admissão, sujeito a possíveis multas caso ocorram inadimplências.

Note que na situação acima, apesar da contabilidade estar habituada a administrar os eventos contábeis, os eventos de SST são totalmente diferentes, pois se referem a agentes nocivos (riscos) e exames. Devido a essas questões, faz-se necessário a assessoria de clínicas e engenharias de SST.

Portanto, define-se como novo paradigma:

1. As clínicas de medicina do trabalho devem oferecer o evento S-2220 ao realizar ASO de qualquer natureza.

2. As consultorias/assessorias de segurança do trabalho devem oferecer o evento S-2240 ao realizar o levantamento dos fatores ambientais e laudos.

3. Clínicas de medicina do trabalho podem começar a se estruturarem para atender também ao evento S-2240, e vice-versa.

Existe um processo chamado IMERSÃO A2E, que ensina praticamente tudo sobre empreender na SST, desde o marketing até a integração da gestão de riscos. É um método novo, prático e eficaz. Recomendamos o conteúdo, acesse aqui para conhecer.

Gestão do eSocial para clínicas do trabalho

A seguir, algumas ideias que podem contribuir com a gestão dos eventos de SST para clínicas de medicina do trabalho.

• O ASO com exame clínico, mesmo que avulso, precisa ser oferecido junto com o evento S-2220 (XML)

Clínicas do trabalho que não oferecerem o evento S-2220 vão perder o mercado. As empresas precisam do evento S-2220, pelo menos o arquivo XML. Com a obrigatoriedade é preciso informar todos os exames clínicos ocupacionais por meio deste evento. Se a empresa ficar inadimplente com os eventos ela pode sofrer multas a serem aplicadas por cada funcionário prejudicado devido à falta de informações.

• Uma boa opção é oferecer convênio com as empresas

Convênios e mensalidades podem trazer mais estabilidade para a receita da clínica do trabalho. E a obrigatoriedade ao evento S-2220 do eSocial já é um grande argumento para cuidar e fazer o acompanhamento de cada funcionário das corporações. Os benefícios do convênio podem ser: descontos por ASO, envio direto dos eventos ao eSocial, acesso ao sistema para agendar exames, acompanhamento de funcionários e etc.

• O valor do ASO avulso não pode ser muito barato

Se o valor do ASO avulso for muito barato, a empresa pode não ver vantagem em estabelecer um convênio e a clínica pode ter prejuízo. O valor do ASO conveniado é que deve parecer barato.

Por exemplo: ASO avulso + XML do evento S-2220 = R$100,00 / ASO conveniado + envio direto do S-2220 ao eSocial = R$50,00 (desconto para convênios). Nesta situação, se o ASO avulso for muito barato, a clínica pode ter prejuízo ao aplicar os descontos (caso o convênio proporcione). Além disso, a empresa, por achar os ASO baratos, não verão vantagem em fechar uma mensalidade ou parceria duradoura.

O convênio neste caso seria uma mensalidade fixa onde a empresa teria direito a uma série de benefícios, incluindo transmissão direta dos eventos S-2220 ao eSocial através de software integrado, acompanhamento da saúde dos funcionários, dentre outros. Os convênios ou parcerias podem ter um limite de vidas mensais, ou algo do tipo.

Gestão do eSocial feita por assessorias de SST

Confira algumas argumentações e ideias para a gestão dos eventos, quando feita por assessoria de segurança do trabalho.

• Busque oferecer a gestão ocupacional completa: do GRO ao eSocial

Isso significa estabelecer um contrato duradouro, onde sua assessoria vai fazer todo o gerenciamento dos riscos, tanto trabalhistas quanto previdenciários (eSocial). Evite documentos e eventos avulsos. Caso ocorra, o valor deve ser mais caro que o contrato. O motivo disso é o mesmo do ASO: se for muito barato a empresa não verá vantagem em fechar um contrato ou acordo mensal.

• Já pensou em oferecer também o evento S-2220?

Uma tendência que vai se tornar comum no mercado é empresas oferecerem a gestão de todos os eventos de SST. Sabemos que existe uma certa segmentação entre medicina do trabalho e engenharia de segurança. Empresários já começaram a unir os dois segmentos para que possam oferecer todos os eventos e serviços. 

• Faça o cliente enxergar a necessidade

Em alguns casos a empresa pode ainda não saber sobre o eSocial, então é preciso mostrar a necessidade de estar em dia com os eventos de SST. Caso a empresa não informe o evento S-2240, pode sofrer multas, já que neste evento vão informações do funcionário. E as multas são aplicadas justamente por cada funcionário prejudicado. Atenção para não basear os argumentos de negociação apenas no medo das multas, evite conquistar pelo medo, mas sim pela solução que oferece.

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Em um próximo artigo, abordaremos a questão das multas no eSocial. Aguarde também nosso próximo eBook gratuito, "eSocial SST 2023".

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